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策劃與準備質量方針：制定和實施質量方針是質量管理的主要職能，在制定質量方針時要滿足以下要求：
(1)要與其質量管理體系相匹配，即要與本組織的質量水平、管理能力、服務和管理水平一致。方針內容要與本組織所提供的服務的職能類型和特點相關。
(2)要對質量做出承諾，不能提些空洞的口號，要反映出顧客的期望。
(3)可以集思廣義，經過反復討論修改，然后以文件的形式由最高管理者批準、發布，并注明發布日期。
(4)譴詞造句應慎重，要言簡意明，先進可行，既不冗長又不落俗套。
(5)要易懂、易記、便于宣傳，要使全體員工都知道、理解并遵照執行。
質量目標：質量目標應符合以下要求
(1)需要量化，是可測量評價和可達到的指標;
(2)要先進合理，起到質量管理水平的定位作用;
(3)可定期評價、調整，以適應內外部環境的變化;
(4)要層層分解，落實到每一個部門及員工。
組織機構及職責設計：建立一個與質量管理體系相適應的組織結構
(1)分析現有組織結構，繪制本組織“行政組織機構圖”;
(2)分析組織的質量管理層次、職責及相互關系，繪制“質量管理體系組織機構圖”，說明本組織的質量管理系統;
(3)將質量管理體系的各要素分別分配給相關職能部門，編制“質量職責分配表”;
(4)規定部門質量職責;管理、執行、驗證人員質量職責;
(5)明確對質量管理體系和過程的全部要素負有決策權的責任人員的職責和權限。文件編寫質量管理體系的實施和運行是通過建立貫徹質量管理體系的文件來實現的。通過質量管理體系文件貫徹質量方針;當情況改變時，保持質量管理體系及其要求的一致性和連續性;作為組織開展質量活動的依據，質量管理體系文件為內部審核和外部審核提供證據;質量管理體系文件可用以展示質量管理體系，證明其與顧客及第三方要求相符合。